Účtovníctvo v dobe AI a eFaktúra menia spôsob práce s dokladmi

Účtovníctvo v dobe AI a eFaktúra menia spôsob práce s dokladmi

EkoM s.r.o. Martina

Účtovníctvo vstupuje do novej éry. Umelá inteligencia, digitálne doklady a pripravovaná eFaktúra postupne menia spôsob, akým firmy vystavujú faktúry, odovzdávajú podklady a komunikujú so svojím účtovníkom.

Pre majiteľov firiem a živnostníkov to nie je len technická zmena. Je to praktická téma, ktorá môže ovplyvniť každodenné fungovanie firmy, poriadok v dokladoch, rýchlosť spracovania účtovníctva aj pripravenosť na nové povinnosti.

To, čo bolo ešte pred pár rokmi bežné – papierové bločky, šanóny, faktúry v e-mailoch, ručné prepisovanie údajov a doklady nosené účtovníčke raz mesačne – postupne nahrádza digitálne spracovanie, online komunikácia a elektronická fakturácia.

Pre podnikateľov to znamená, že účtovníctvo už nebude len o odovzdaní dokladov na konci mesiaca. Čoraz dôležitejšie bude mať v dokladoch poriadok priebežne, pracovať s elektronickými systémami a pripraviť sa na nové pravidlá, ktoré prinesie eFaktúra.

Podľa informácií Finančnej správy SR má byť legislatíva k elektronickej fakturácii platná od 1. januára 2026 a účinná od 1. januára 2027. Od druhého kvartálu 2026 má byť pre firmy a podnikateľov dostupná aj dobrovoľná implementácia eFaktúry.

Prakticky povedané: nejde len o nový typ faktúry. Ide o zmenu spôsobu, ako budú firmy vystavovať, prijímať, spracovávať a odovzdávať doklady do účtovníctva.

 

Čo je eFaktúra

eFaktúra nie je obyčajné PDF poslané e-mailom. Ide o faktúru v elektronickom štruktúrovanom formáte, s ktorým vedia pracovať účtovné a podnikové systémy.

Rozdiel je dôležitý. PDF faktúru si síce vieme otvoriť a prečítať, ale údaje z nej sa často musia ďalej spracovať, kontrolovať alebo prepisovať. Pri eFaktúre sú údaje pripravené tak, aby sa dali elektronicky prenášať, prijímať, spracovávať a kontrolovať efektívnejšie.

Finančná správa SR uvádza, že riešenie eFaktúry je postavené na sieti Peppol, ktorá slúži na bezpečnú elektronickú výmenu obchodných dokumentov.

 

Koho sa eFaktúra dotkne

Nová elektronická fakturácia sa bude týkať najmä podnikateľských subjektov. Pre bežných spotrebiteľov, teda fyzické osoby nepodnikateľov, sa podľa dostupných informácií nič zásadné meniť nemá.

Pre podnikateľov však pôjde o významnú zmenu. Firmy a živnostníci budú musieť riešiť nielen samotné vystavovanie faktúr, ale aj ich prijímanie, spracovanie a odovzdávanie účtovníctvu.

Firmy

Budú si musieť preveriť fakturačné a účtovné systémy, procesy a prácu s dokladmi.

Živnostníci

Budú potrebovať mať jasný systém vystavovania, prijímania a odovzdávania dokladov.

Účtovníci

Budú zohrávať dôležitú úlohu pri kontrole, nastavení procesov a komunikácii s klientmi.

V praxi to znamená, že podnikateľ by si mal vopred preveriť, či jeho fakturačný alebo účtovný softvér bude pripravený na elektronickú fakturáciu. Rovnako je vhodné poradiť sa s účtovníkom, ako bude prebiehať odovzdávanie dokladov a aký systém bude pre konkrétnu firmu najpraktickejší.

 

Čo je digitálny poštár

Pri eFaktúre sa spomína aj pojem digitálny poštár. Ide o poskytovateľa doručovacej služby, cez ktorého sa budú elektronické faktúry odosielať a prijímať.

Elektronická faktúra teda nebude fungovať ako obyčajná príloha v e-maile. Pôjde cez určený elektronický systém, ktorý má zabezpečiť doručenie, identifikáciu a spracovanie dokladu.

Zjednodušený priebeh eFaktúry

  1. Firma vystaví eFaktúru v systéme.
  2. Faktúra sa odošle cez sieť Peppol.
  3. Príjemca ju dostane cez digitálneho poštára.
  4. Účtovný alebo podnikový systém ju vie ďalej spracovať.

 

Prečo sa neoplatí čakať na poslednú chvíľu

Rok 2027 sa môže zdať ďaleko, ale pre firmy je vhodné začať s prípravou skôr. Najväčší problém nemusí byť samotná technológia, ale zmena návykov vo firme.

Mnohé firmy dnes stále fungujú tak, že doklady sa zbierajú priebežne, ale účtovníkovi sa odovzdávajú až naraz. Faktúry sú v rôznych e-mailoch, bločky v peňaženke, niečo je v mobile, niečo vo firemnom účte a niečo v papierovej podobe. Pri digitálnom účtovníctve bude dôležité, aby sa doklady dostávali na jedno miesto priebežne a včas.

Ak sa firma začne pripravovať v predstihu, prechod na eFaktúru bude jednoduchší. Ak bude čakať do posledného mesiaca, môže naraz riešiť softvér, interné procesy, prístupové údaje, komunikáciu s účtovníkom aj zaškolenie ľudí.

 

Ako sa mení práca účtovníka

Digitalizácia neznamená, že účtovník prestáva byť potrebný. Práve naopak. Účtovník bude mať ešte dôležitejšiu úlohu pri kontrole, nastavení procesov, správnom posúdení dokladov a komunikácii s klientom.

Softvér môže pomôcť s nahrávaním dokladov, vyťažovaním údajov alebo párovaním faktúr s platbami. Stále však zostáva potrebné odborné posúdenie. Účtovník musí vedieť, či je doklad správny, ako ho zaúčtovať, ako riešiť DPH, náklady, mzdy, daňové povinnosti alebo špecifické situácie klienta.

Pre podnikateľa bude preto dôležité mať účtovnú firmu, ktorá nerieši len samotné zaúčtovanie dokladov, ale pomáha mu aj s orientáciou v nových povinnostiach.

zmeny v účtovníctve v súvislosti s AI a eFaktúrou, vrátane dôležitých termínov, fungovania elektronickej fakturácie a prípravy firiem na nové pravidlá.

 

Umelá inteligencia v účtovníctve

S digitalizáciou účtovníctva sa čoraz častejšie spomína aj umelá inteligencia. Tá môže pomáhať najmä pri rutinných činnostiach, ako je rozpoznávanie údajov z dokladov, triedenie dokumentov, kontrola základných údajov alebo príprava podkladov na ďalšie spracovanie.

Pre podnikateľa to môže znamenať menej ručnej práce a rýchlejšie spracovanie dokladov. Pre účtovníka to môže znamenať viac času na kontrolu, odborné posúdenie a komunikáciu s klientom.

Dôležité upozornenie: AI treba vnímať ako pomocný nástroj, nie ako náhradu účtovníka. Účtovníctvo je odborná služba, pri ktorej záleží na skúsenostiach, legislatíve a správnom vyhodnotení konkrétnej situácie.

 

Čo by si mali firmy skontrolovať už dnes

Pred zavedením eFaktúry je vhodné urobiť si jednoduchú kontrolu vlastných procesov.

  • V akom systéme dnes vystavujeme faktúry?
  • Vieme, či bude náš softvér pripravený na eFaktúru?
  • Ako dnes odovzdávame doklady účtovníkovi?
  • Máme všetky doklady na jednom mieste?
  • Kto vo firme zodpovedá za prijaté a vydané faktúry?
  • Vieme priebežne odovzdávať účtovné podklady?
  • Máme nastavenú komunikáciu s účtovníkom tak, aby nevznikali zbytočné omeškania?

Ak sú odpovede nejasné, je vhodné začať s úpravami už teraz.

 

Praktický postup pre podnikateľov

Najlepšie je začať jednoducho. Netreba hneď meniť všetko naraz. Dôležité je postupne si vytvoriť systém, ktorý bude fungovať dlhodobo.

1. Upratať doklady

Dohodnite si jednotný spôsob odovzdávania faktúr, bločkov a ďalších účtovných podkladov.

2. Overiť softvér

Zistite, či váš fakturačný alebo účtovný systém počíta s elektronickou fakturáciou.

3. Nastaviť zodpovednosť

Vo firme by malo byť jasné, kto vystavuje faktúry, kto kontroluje doklady a kto komunikuje s účtovníkom.

 

Ako vám môže pomôcť účtovná firma

Účtovníctvo dnes nie je len o zaúčtovaní dokladov. Pre podnikateľa je dôležité mať partnera, ktorý mu pomôže nastaviť poriadok v dokladoch, upozorní ho na povinnosti a pomôže mu pripraviť sa na zmeny.

V EkoM s.r.o. pomáhame firmám, podnikateľom a živnostníkom s účtovníctvom, mzdami, daňovou agendou a priebežnou komunikáciou. Ak chcete mať v účtovníctve poriadok a pripraviť sa na eFaktúru bez zbytočného stresu, je vhodné začať s prípravou už teraz.

Potrebujete sa pripraviť na digitálne účtovníctvo?

Kontaktujte nás a pozrieme sa spolu na to, ako dnes pracujete s dokladmi, čo bude potrebné upraviť a ako sa pripraviť na eFaktúru včas.

EkoM s.r.o. – účtovníctvo, mzdy a daňová agenda pre podnikateľov.

 

Digitálne účtovníctvo ako výhoda, nie strašiak

eFaktúra a digitalizácia účtovníctva môžu na prvý pohľad pôsobiť ako ďalšia povinnosť. V praxi však môžu firmám priniesť aj viac poriadku, menej ručnej práce a rýchlejšiu komunikáciu s účtovníkom.

Podnikatelia, ktorí si nastavia systém včas, budú mať pri nových pravidlách výhodu. Nebudú riešiť zmeny naraz pod tlakom, ale budú na ne pripravení postupne.

Účtovníctvo sa bude v najbližších rokoch meniť. Dobrá správa je, že podnikateľ na to nemusí byť sám. Stačí začať včas, komunikovať so svojím účtovníkom a postupne prejsť na spôsob práce, ktorý bude zrozumiteľný, prehľadný a pripravený na nové pravidlá.

 

Oficiálne zdroje

Často kladené otázky

eFaktúra je elektronická faktúra v štruktúrovanom formáte, s ktorým vedia pracovať účtovné a podnikové systémy. Nie je to obyčajné PDF poslané e-mailom.

Legislatíva má byť platná od 1. januára 2026 a účinná od 1. januára 2027. Dobrovoľné zapojenie má byť dostupné už od druhého kvartálu 2026.

Týkať sa bude najmä podnikateľov, firiem a živnostníkov. Bežných spotrebiteľov sa podľa dostupných informácií zásadná zmena týkať nemá.

Nie, PDF faktúra je len dokument na čítanie. eFaktúra obsahuje údaje v elektronickom formáte, ktoré vie systém ďalej spracovať.

Digitálny poštár je poskytovateľ, cez ktorého sa budú elektronické faktúry odosielať a prijímať. Faktúra teda nepôjde len ako obyčajná príloha v e-maile.

Prechod na eFaktúru si vyžiada úpravu softvéru, procesov aj práce s dokladmi. Ak sa firma pripraví včas, vyhne sa stresu na poslednú chvíľu.