Zabezpečenie pitného režimu pre zamestnancov nie je len otázkou starostlivosti o zdravie, ale aj zákonnou povinnosťou zamestnávateľa. Pre firmy to však predstavuje aj účtovný a ekonomický aspekt – najmä ak chcú túto povinnosť splniť efektívne, správne zaúčtovať a prípadne optimalizovať náklady.
Zákonná povinnosť zamestnávateľa
Podľa Zákonníka práce (§ 152 zákona č. 311/2001 Z. z.) je zamestnávateľ povinný zabezpečiť pitný režim pre zamestnancov, ak to vyžaduje charakter práce – najmä pri práci v teple, chlade, v exteriéri alebo pri zvýšenej fyzickej záťaži. Zároveň musí byť zabezpečený prístup k zdravotne nezávadnej pitnej vode podľa zákona č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci.
V bežných kancelárskych prevádzkach sa pitný režim zvyčajne rieši zabezpečením balenej vody, filtrov, dávkovačov alebo kávovarov s horúcou vodou. Aj keď kancelárska práca nepatrí medzi fyzicky náročné, prístup k vode musí byť zabezpečený – a to aj z pohľadu kontroly z inšpektorátu práce.
Prevencia je lacnejšia než výpadky
Investícia do pitného režimu je z dlhodobého hľadiska ekonomicky výhodná. Dehydratovaný zamestnanec je menej výkonný, častejšie robí chyby a rýchlejšie sa unaví – čo môže mať pri administratívnej práci a účtovaní priamy dopad na kvalitu výstupov. Navyše sa zvyšuje riziko chýb s finančnými následkami.
Zdravotná prevencia znižuje aj počet PN, čo je výhodné nielen pre zamestnávateľa, ale aj z pohľadu odvodových povinností. Aj drobná investícia do pravidelného doplnenia tekutín tak prispieva k stabilite výkonu a nižšej fluktuácii.
Prečítajte si: Výdavky na reklamné predmety. Ako ich zaúčtovať?
Ako správne účtovať pitný režim
Výdavky na pitný režim možno za určitých podmienok zahrnúť do daňovo uznateľných nákladov. Základom je preukázať, že ide o výdavok súvisiaci s podnikaním a so splnením zákonnej povinnosti zamestnávateľa.
Medzi najčastejšie účtovateľné formy patria:
- Minerálna alebo balená voda – nákup do kancelárie, faktúra od dodávateľa.
- Automat na vodu, kávovar s horúcou vodou – investičný alebo prevádzkový výdavok.
- Servis a hygienické potreby – jednorazové poháriky, sanitačný servis, filtre.
Účtovne sa výdavky evidujú v triede 5 – najčastejšie na účet 518 – Ostatné služby (napr. pri prenájme alebo servise zariadení) alebo 501 – Spotreba materiálu (napr. nákup vody). Ak ide o investíciu (napr. kúpa dávkovača nad 1700 €), zaúčtuje sa na 022 – Samostatné hnuteľné veci a následne sa odpisuje.
Dôležité je viesť dôkaz o spotrebe – teda napríklad zoznam zamestnancov, pre ktorých je pitný režim určený, a evidencia nákupu.
Na čo si dať pozor z pohľadu daní
Ak by zamestnávateľ poskytoval nadštandardné nápoje (napr. drahé energetické nápoje, ochutené minerálky mimo náročných podmienok), daňový úrad môže spochybniť uznateľnosť výdavku.
Rovnako, ak zamestnávateľ poskytne pitný režim iba vybraným zamestnancom (napr. manažmentu), môže to byť považované za nepeňažný príjem a podliehať dani z príjmov a odvodom. Odporúča sa preto rovnaký prístup pre všetkých zamestnancov a evidencia výdavkov s ohľadom na účel.
Odporúčania pre účtovníkov
Pre účtovné firmy, ktoré zastupujú klientov, odporúčame:
- Zabezpečiť, aby boli výdavky na pitný režim zdokladované (faktúra, záznam o zamestnancoch, pracovné podmienky).
- Pomôcť klientom nastaviť vnútornú smernicu o pitnom režime – to pomôže pri daňovej kontrole.
- Upozorniť na možnosť odpočtu DPH, ak ide o nákup vody ako tovaru určeného pre zamestnancov.
Pitný režim je povinnosť, ktorá má aj ekonomický rozmer. Správne nastavenie, evidovanie a účtovanie týchto výdavkov môže priniesť nielen splnenie zákonných požiadaviek, ale aj vyšší výkon zamestnancov, nižšiu chybovosť a lepšiu atmosféru na pracovisku. Pre účtovníkov je to aj príležitosť ukázať klientovi, ako sa dá povinnosť premeniť na výhodu. Ak potrebujete vypracovať smernicu o pitnom režime alebo poradiť, kontaktujte nás.
Absolvovala som Vysokú školu poľnohospodársku v Nitre, kde som študovala odbor účtovníctvo a auditórstvo. Po škole, ako inžinierka som začala pracovať v účtovnej kancelárii, kde som sa zameriavala na audity firiem a získala tak cenné skúsenosti. Po dvoch rokoch som úspešne absolvovala skúšky na asistenta audítora a bola som zapísaná do Komory audítorov. Od roku 2009 podnikám samostatne ako účtovníčka a ponúkam komplexné účtovné služby pre firmy a podnikateľov. Vediem svoj tím štyroch ľudí, s ktorým sa zameriavame na precízne spracovanie účtovníctva a poskytovanie odborného poradenstva. Pravidelne sa odborne vzdelávam, aby som mohla klientom poskytovať aktuálne a spoľahlivé riešenia.
Vo voľnom čase sa venujem rodine, výletom do prírody a k pamiatkam. Mám rada cestovanie, oddych, rodinu a dobrý film.